Jahresplanung für Sicherheitsfachkräfte

Wie soll sich eine Sicherheitsfachkraft organisieren?

Struktur, Prioritäten und praktische Umsetzung – der Fahrplan für ein sicheres Jahr

Als Sicherheitsfachkraft (SFK od. Sifa) ist man mehr als nur „Begleiter von Begehungen“ oder „Unterzeichner von Unterweisungslisten“. Man ist Planer, Berater, Kontrollinstanz und Ermöglicher – und das verlangt Struktur. Gerade in einem komplexen Umfeld mit vielen Tätigkeiten, Maschinen, Arbeitsstoffen und Pflichten ist eine systematische Jahresplanung das Rückgrat einer wirksamen Sicherheitsarbeit.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie du als Sicherheitsfachkraft deine Aufgaben über das Jahr hinweg sinnvoll planen, organisieren und dokumentieren kannst – inklusive branchenspezifischer Besonderheiten und flexibler Module für besondere Fälle.

1. Grundlegende Jahresplanung – dein stabiles Fundament

Zu Beginn jedes Jahres (oder beim Einstieg in einen neuen Betrieb) ist es entscheidend, eine solide Ausgangslage zu schaffen. Das umfasst:

• Einen Jahresarbeitsplan mit geplanten Begehungen, Unterweisungen, ASA-Sitzungen und Messungen.

• Die Abstimmung mit dem Arbeitsmediziner und relevanten Führungskräften.

• Einen Rückblick auf das Vorjahr: Welche Maßnahmen wurden gesetzt? Gab es Unfälle oder Beinaheunfälle? Was war erfolgreich?

• Die Analyse vorhandener Bescheide, Auflagen und Genehmigungen, um daraus Handlungsbedarf abzuleiten.

• Monatliche Schwerpunkte festlegen (z. B. PSA, Brandschutz, Bildschirmarbeit, ergonomische Optimierung).

Diese Basis macht deine Arbeit transparent und vorausschauend – für dich selbst, aber auch für alle, mit denen du im Betrieb arbeitest.

2. Regelmäßige Aufgaben – dein operatives Tagesgeschäft

Der Gesetzgeber verlangt von dir als Sicherheitsfachkraft eine laufende sicherheitstechnische Betreuung. Dazu gehören:

• Gefährdungsbeurteilungen prüfen und aktualisieren – insbesondere bei Änderungen im Betrieb.

• Regelmäßige Begehungen (je nach Gefährdung 1–4× jährlich).

• Teilnahme an ASA-Sitzungen (Arbeitsschutzausschuss, ab 50 Mitarbeitenden verpflichtend).

• Unterweisungen unterstützen oder kontrollieren, z. B. nach §14 ASchG – jährlich und bei Bedarf.

• Beratung bei der Auswahl von PSA und Arbeitsmitteln.

• Unterstützung bei der Gestaltung ergonomischer Arbeitsplätze (auch Bildschirmarbeitsplätze).

• Kontrolle der Erste-Hilfe-Organisation und Brandschutz Organisation im Betrieb.

Diese Aufgaben bilden das Rückgrat deiner Präsenz im Betrieb – und schaffen Vertrauen bei Mitarbeitenden und Führungskräften.

3. Maßnahmen nach Bedarf – flexibel und fachlich fundiert reagieren

Nicht alles lässt sich planen. Manche Maßnahmen ergeben sich spontan durch Unfälle, technische Neuerungen oder organisatorische Veränderungen:

• Unfallanalysen und Nachbeurteilungen inklusive Maßnahmensetzung und Dokumentation.

• Besondere Unterweisungen bei z. B. Maschinenumstellungen oder neuen Gefahrstoffen.

• Unterstützung bei der Erstellung oder Aktualisierung von Betriebsanweisungen.

• Fachliche Einschätzung bei neuen Arbeitsverfahren oder Substanzen.

• Evaluierung und Beratung zur psychischen Belastung am Arbeitsplatz.

• Prüfung von Hygienemaßnahmen oder Pandemieplänen, falls relevant.

Als SFK solltest du hier besonders gut dokumentieren und deine Rolle proaktiv wahrnehmen – auch wenn es manchmal kurzfristig wird.

4. Dokumentation & Weiterbildung – rechtssicher und zukunftsfähig

Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht getan.
Deshalb gehören auch administrative Tätigkeiten zu deinem Pflichtprogramm:

• Protokolle schreiben (Begehungen, ASA, Maßnahmenverfolgung).

• Ein Maßnahmenverzeichnis führen, das Zuständigkeiten, Fristen und Umsetzungsstatus sichtbar macht.

• Den jährlichen SiFa-Bericht verfassen (je nach Betriebsgröße intern oder extern).

• Gesetzesänderungen beobachten, Normencheck führen, relevante RIS-Dokumente parat haben.

• Führungskräfte und Schlüsselpersonal schulen, wenn sich rechtlich oder organisatorisch etwas ändert.

• Teilnahme an Fortbildungen, Netzwerken oder Branchenevents, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

So sicherst du dir selbst den Rücken – und zeigst, dass Arbeitsschutz nicht stehen bleibt, sondern mitwächst.

5. Zusammenarbeit & Kommunikation – die halbe Miete

Sicherheitsarbeit funktioniert nicht im Alleingang. Die besten Maßnahmen helfen nichts, wenn sie niemand kennt oder umsetzt. Erfolgreiche Sicherheitsfachkräfte…

• stimmen sich eng mit dem Arbeitsmediziner ab (z. B. bei Lärm, Ergonomie, Wiedereingliederung).

• arbeiten mit Personalabteilung und Einkauf, um frühzeitig von Änderungen zu erfahren.

• binden Führungskräfte und Sicherheitsvertrauenspersonen aktiv ein.

• sind sichtbar und ansprechbar für Beschäftigte, nicht nur im Ernstfall.

Arbeitsschutz lebt von Kommunikation – und Kommunikation braucht Nähe.

6. Branchenspezifische Punkte – individuell statt Schema F

Je nach Branche kommen zusätzliche Pflichten und Herausforderungen hinzu:

Wenn du in einem speziellen Umfeld arbeitest, solltest du deinen Jahresplan entsprechend anpassen – oder externe Expertise hinzuziehen.

Fazit: Planung schafft Wirkung – und schützt Menschen

Eine durchdachte Jahresplanung macht deine Arbeit sichtbar, nachvollziehbar und wirksam. Sie hilft dir, alle gesetzlichen Pflichten einzuhalten – und aus Reaktion aktive Prävention zu machen. Damit du nicht nur abhakst, sondern wirklich gestaltest.

Denn: Sicherheit ist kein Zufall – sie ist Organisation.

Bei Fragen würden wir uns freuen Sie bei dem Thema unterstützen zu dürfen. Es gibt auch eine Förderung der Wirtschaftskammer, die Firmen mit Standort in NÖ in Anspruch nehmen können.

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